Nous réconcilions avec précision et de manière automatique nos transactions pour atteindre plus de 99% de taux de correspondance. Nous mettons en place un processus clair de standardisation et de centralisation de la donnée.
Le quotidien des équipes comptables n’est pas facile tous les jours. Et les journées les plus dures sont celles où elles sont confrontées à la réconciliation des paiements.
Avant notre collaboration avec Calixys, les journées ressemblaient à cela :
Nos équipes arrivaient au bureau avec beaucoup de détermination et prenaient un café serré, car la journée s’annonçait difficile. Leur objectif du jour : s’assurer que le chiffre d’affaires encaissé par l’entreprise correspondait bien aux paiements effectués par les clients.
Mais ce n’est pas si simple… Les clients paient aussi bien en espèces qu’en carte bancaire, par virement ou autre, en magasin. Ce magasin peut être un point de vente physique parmi nos 146 magasins ou en ligne.
Nos comptables se relevaient donc les manches et naviguaient à travers un océan de données financières pour retrouver les transactions sur différents outils, et suivre leur chemin dans nos systèmes. Ils devaient s’assurer qu’une même transaction apparaissait bien dans nos logiciels de caisse et qu’elle était correctement enregistrée chez nos prestataires de paiement et notre comptabilité !
Leur principal objectif : détecter les anomalies lors de l’achat. Pour nos équipes, cela signifiait des longues heures passées à collecter la donnée, 5 à 6 extraits à comparer, du temps perdu à chercher des justificatifs, détecter des erreurs, et contacter les différentes parties prenantes… Un véritable casse-tête, où il était facile de se sentir comme s’ils cherchaient une aiguille dans une botte de foin ou jouaient à un jeu de memory géant.
Il était temps de trouver une solution !
C’est là que notre rencontre avec les équipes de Calixys a joué un rôle clé et a donné naissance à un projet ambitieux : réconcilier avec précision et de manière automatique nos transactions, pour atteindre un taux de correspondance de plus de 99%.
Ensemble, nous avons mis en place un processus clair de standardisation et de centralisation de la donnée. Avec leur solution SaaS XREC, en seulement 7 mois, nous avons automatisé non seulement le rapprochement des paiements, mais aussi l’écriture comptable justifiant les écarts.
Depuis la mise en place de XREC, les journées de l’équipe finance ressemblent à cela :
Toujours aussi déterminés et caféinés, ils arrivent au bureau d’un bon pied. Mais désormais, c’est avec beaucoup plus de sérénité qu’ils abordent leur journée.
En se connectant sur XREC, ils savent qu’à l’aide de l’ordonnanceur programmé, les transactions ont été importées et réconciliées dans la foulée. L’outil a aussi isolé pour eux les transactions non matchées dans une liste à part.
Il n’est même pas 09h30, et ils ont toute la journée devant eux pour se concentrer sur l’analyse des transactions en écart. Ils peuvent ainsi trouver la cause du problème et contacter les équipes amont pour obtenir le justificatif manquant.
Nos équipes sont encore plus sereines puisqu’elles savent que chaque écart identifié sur XREC est remonté automatiquement dans notre outil comptable le soir. De plus, chaque écart résolu pourra être matché dans XREC par la suite et sera automatiquement lettré dans notre comptabilité.
XREC offre à l’équipe finance une vue à 360° sur les transactions de tous les magasins en France, depuis le siège. Elles peuvent désormais être sereines face à leurs obligations de conformité et de performance, car elles atteignent un taux de matching de 99,98%.
Fortes de ces résultats, nos équipes s’autorisent à rêver grand et à étendre ce processus aux autres pays. Pourquoi ne pas soulager leurs collègues espagnols et les aider eux aussi à avoir des réconciliations de paiements plus sereines ?
